Usługi księgowe

Wygodna archiwizacja dokumentów księgowych

Archiwizacja dokumentów księgowych, to proces porządkowania, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji finansowej. W taki sposób, aby była kompletna i dostępna w razie kontroli albo zwykłej potrzeby biznesowej. W praktyce nie chodzi wyłącznie o odłożenie papierów do segregatora. Dobrze zorganizowana archiwizacja dokumentów oznacza jasne zasady oraz kontrolę obiegu dokumentów. Istotne jest również takie zabezpieczenie danych, by nie uległy zniszczeniu i nie trafiły w niepowołane ręce.

Co uznaje się za dokumenty księgowe i dlaczego trzeba je archiwizować

Dokumenty księgowe, to nie tylko faktury sprzedaży i zakupu. W firmach pojawiają się również rachunki, noty księgowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe czy ewidencje środków trwałych. Każdy z tych elementów składa się na obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i może mieć znaczenie dowodowe.

Archiwizacja jest ważna, ponieważ dokumenty potwierdzają rozliczenia podatkowe czy wykazują zasadność kosztów i przychodów. Pozwalają też odtworzyć historię decyzji finansowych. Poprawna archiwizacja dokumentów daje wiele korzyści w codziennym funkcjonowaniu. Szybciej można bowiem odnaleźć potrzebne informacje i łatwiej wyjaśnić rozbieżności. Dzięki temu księgowość działa sprawniej.

Na czym polega archiwizacja dokumentów księgowych w praktyce?

Proces archiwizacji zaczyna się wcześniej niż w momencie, gdy zbierze się sterta papierów. W dobrze działającej organizacji archiwizacja jest częścią obiegu dokumentów. Najpierw dokumenty zbiera się i weryfikuje pod kątem kompletności. Potem opisuje i przypisuje do właściwych okresów rozliczeniowych oraz kategorii. Następnie trafiają one do uporządkowanych zasobów papierowych lub elektronicznych. W tym momencie rozpoczyna się przechowywanie dokumentów, gotowych do wglądu w każdej chwili.

W przypadku archiwizacji tradycyjnej znaczenie ma odpowiednie grupowanie, a także warunki przechowywania. Dokumenty należy zabezpieczyć przed zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Jeśli natomiast archiwizacja dokumentów księgowych ma formę cyfrową, dochodzą kolejne elementy. Jest to skanowanie oraz kopie bezpieczeństwa. W obu wariantach istotna jest możliwość szybkiego odnalezienia konkretnego dokumentu, gdy pojawi się potrzeba. Zdalne usługi księgowe również wymagają stosownej archiwizacji.

Archiwizacja papierowa, a cyfrowa archiwizacja dokumentów księgowych

W wielu firmach nadal funkcjonuje archiwum papierowe. Część dokumentów przychodzi bowiem w formie tradycyjnej, a nawyki organizacyjne są utrwalone. Taki model bywa prosty do wdrożenia. Jednak z czasem zaczyna zajmować dużo miejsca i wymaga dyscypliny w odkładaniu dokumentów.

Archiwizacja cyfrowa ma ogromną przewagę w dostępie i wyszukiwaniu. Łatwiej udostępnić dokument, można szybko filtrować po datach, kontrahentach lub numerach faktur. Natomiast ryzyko zagubienia pojedynczej kartki jest mniejsze. Jednocześnie model cyfrowy wymaga dobrze zaplanowanych zasad bezpieczeństwa, kontroli uprawnień i regularnego wykonywania kopii zapasowych. Utrata danych potrafi być bowiem równie dotkliwa jak pożar archiwum. Warto powierzyć przechowywanie dokumentów doświadczonym podmiotom. Posiadają one wypracowane procedury postępowania.

W praktyce wiele organizacji wybiera rozwiązanie hybrydowe. Część dokumentów przechowuje w papierze, a część w cyfrowym archiwum, uzupełniając to spójnym systemem opisów i procedur.